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外贸出口装箱单的重量与提单不符怎么办?

外贸这点事 2021-03-05 11:20:33 阅读量:389
标签: 装箱单

来源,外贸这点事

在外贸出口交易中,我们经常会遇到各种各样的问题,就像奥特曼打小怪兽一样,我们只有将所有问题一一解决,才能得到完美的结果。今天,我们就来讲一讲装箱单的重量和提单不符应该如何处理。在讲解之前,先来听听我的个人经历吧。

案例:

那次合作的客户是澳大利亚商人,对澳大利亚商人来说,公司能够准时将货物发出是非常重要的。但是那次的货物订单量较大,公司在那个阶段正好业务有些繁忙,所以赶出这批产品有些急促,在产品完成生产之前,我们就已经向海关提交了相关资料,表示我们有一批货物即将运出。在完成相关手续的同时,我们的工厂也刚刚完成生产,将货物装箱完毕。终于,货物终于到达了海关,然而,这时我们发现了工作人员的一个失误。我们发现,装箱单的重量与提单不符。我马上与相关负责人员进行了核实,将责任落实到了个人,对这位员工进行了批评教育。目前,提单的数据和货物的实际重量是相同的,但是装箱单的重量却与实际货物重量和提单不符,这时我们该这么办呢?如果这个问题不解决,客户即使能够在澳大利亚接到货物,也不能顺利清关。于是,我当机立断,选择延迟发货时间,派相关人员将装箱单修改一下。虽然这样使得原本的发货时间延迟了一些,但是相对于客户在清关时遇到的麻烦,还是及时修改装箱单对我们和客户更加有益。最终,客户还是没能在规定时间内收到货物,对我们有一些失望。不过,再我们将延迟发货的原因给客户详细解释了之后,客户对我们的做法很是赞赏,并表示未来有机会的话,还会与我们继续合作。

通过这次的事件以及我个人的经验,我总结了几点装箱单与提单不符时应该如何处理的办法:

1、找寻出错原因,避免下次再犯

当一个错误发生时,我们首先要做的就是找到这个错误发生的原因,然后根据原因找到相关负责人,让他承担相关责任并加以改正,下次的时候才能避免同样的错误发生。提单和装箱单不符在货物运输前还能够修改,但是如果货物已经出口,将会给客户在清关过程中带来特别大的麻烦,所以这样的错误绝对不能再犯。

2、货物没有运输前,修改装箱单

如果我们在发现装箱单的重量与提单不符时货物还没有运出海关,那么我们可以马上联系相关工作人员修改装箱单,尽力改正我们的错误。修改装箱单并送到海关审批需要一定的时间,如果我们的客户是对时间观念很强烈的澳大利亚人,我们要尽量抓紧时间,在客户规定的时间内交货。但是如果真的因为修改装箱单而导致货物延迟抵达,也不要慌张,我们可以将实际情况讲给客户听,并真诚道歉,努力取得客户的谅解,挽救我们和客户之间的信任。

3、箱单无法更改的情况下,再修改提单

当装箱单的重量与提单不符时,我们尽量修改箱单,因为修改箱单的成本较低,但是如果箱单所记录的重量是货物的实际重量,是提单发生错误的情况下,我们只能承受我们应该承担的经济损失,与订舱公司联系,修改提单。

4、货物已经离开海关,马上与客户取得联系

如果我们是在货物已经离开海关,我们才发现装箱单的重量与提单不符,这时已经无法将货物紧急召回。我们一定要在货物抵达之前,及时与客户取得联系,如果这会给客户的清关造成损失或者麻烦,我们需要马上站出来负责,这件事造成的经济损失全由我们公司来承担。这样的话,虽然我们在这次合作中犯了错误,但是没准我们勇于承担责任的精神会打动客户,让客户原谅我们的失误。

5、与客户交涉时,保持良好的沟通态度

这项错误是我们员工的马虎,所以我们在与客户沟通解决方案时,千万要保持良好的沟通态度,倘若客户因为我们的失误有所不满,有负面情绪爆发,我们也要尽量包容,向对方致以诚挚的歉意。作为外贸公司,我们向客户提供的不仅是我们的产品,更是我们公司良好的服务态度。

总结:虽然装箱单的重量与提单不符的现象是十分少见的,但是也是存在一定比率会发生在我们身边。作为一名外贸人,对任何困难都需要有充分的准备,当然,这也包含装箱单的重量与提单不符的现象。通过我今天的经验分享,现在你知道当装箱单的重量和提单不符应该如何处理了吗?

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